Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Kolab Technologies, dont le siège est situé 190 rue Jules Bertaut 97430 Le Tampon La Réunion, France, est responsable des traitements réalisés pour la gestion du site, des comptes, de la facturation et de la relation commerciale.

Lorsque nos clients utilisent DEKROSH pour gérer leurs appels, ils déterminent les finalités et les moyens essentiels du traitement : ils sont responsables du traitement et DEKROSH agit comme sous-traitant au sens du RGPD.

Pour toute question ou pour exercer vos droits, écrivez à [email protected].

2. Données collectées

Selon votre utilisation du service, nous pouvons traiter :

• Compte et équipe : nom, adresse email, rôle, préférences et mot de passe conservé sous forme hachée.
• Téléphonie et contenu des appels : numéros appelant et appelé, date, heure, durée, statut, routage, enregistrement audio lorsqu'il est activé, transcription, résumé, commentaires, extraits et résultats d'analyse.
• Contacts et activité commerciale : coordonnées, notes, tags, leads et informations volontairement communiquées pendant un appel.
• Données techniques et de sécurité : adresse IP, user-agent, journaux d'authentification, événements d'audit et données nécessaires au diagnostic.
• Données contractuelles et de facturation : raison sociale, SIRET, adresse, plan souscrit, consommation, factures et identifiant de paiement. DEKROSH ne conserve pas les données complètes de carte bancaire.
• Preuves contractuelles et demandes publiques : version et copie des documents acceptés ou présentés, date et heure, référence technique, caractéristiques de la commande ou de la demande, empreinte pseudonymisée de l'adresse IP et user-agent.
• Support et communications : contenu des demandes adressées au support et historique des emails transactionnels.

Les conversations peuvent révéler des données sensibles, notamment de santé. Il appartient au client de ne collecter que les informations nécessaires, d'informer les appelants et, lorsque la loi l'exige, de recueillir leur consentement explicite.

3. Finalités et bases légales

• Gérer le site, les comptes et le service souscrit — exécution du contrat ou mesures précontractuelles demandées par la personne concernée (article 6.1.b du RGPD).
• Gérer les abonnements et la facturation — exécution du contrat et obligations comptables et fiscales (articles 6.1.b et 6.1.c).
• Répondre aux demandes de contact, d'accès ou de rappel — mesures précontractuelles demandées et intérêt légitime à répondre aux demandes professionnelles (articles 6.1.b et 6.1.f).
• Conserver la preuve des commandes, acceptations et demandes — intérêt légitime à établir les droits et obligations des parties et respect des obligations légales (articles 6.1.c et 6.1.f).
• Sécuriser et améliorer la plateforme : prévention des abus, journalisation, diagnostic et mesure de performance — intérêt légitime (article 6.1.f).
• Envoyer les messages indispensables : alertes de sécurité, invitations, factures et notifications de service — exécution du contrat ou intérêt légitime.
• Effectuer une prospection commerciale, uniquement lorsqu'elle est activée et licite. Depuis le 11 août 2026, un appel commercial à un consommateur exige en principe son consentement préalable, libre, spécifique, éclairé, univoque et démontrable. La preuve est conservée trois ans. Une demande de rappel ne permet de contacter la personne que sur l'objet demandé et dans les cinq jours ouvrés suivant sa demande.
• Répondre aux demandes des autorités et respecter nos obligations légales — article 6.1.c.

Pour les données d'appel traitées pour le compte d'un Client, DEKROSH n'arrête pas la base légale applicable aux appelants, salariés, patients ou prospects : le Client, responsable du traitement, la détermine et donne ses instructions documentées. DEKROSH traite alors les données conformément au contrat et à l'accord de traitement des données.

4. Durées de conservation

Nous appliquons les durées ci-dessous, sauf durée différente documentée avec le client ou obligation légale contraire. Pour les contenus d'appel, la durée doit être configurée avant la mise en production en fonction de la finalité poursuivie, conformément au principe de limitation de la conservation rappelé par la CNIL.

• Enregistrements audio et conversations ElevenLabs : durée configurée pour l'agent et le service concerné. En l'absence de réglage plus court, la documentation du fournisseur prévoit une conservation par défaut pouvant aller jusqu'à deux ans. Le Client doit donc vérifier et réduire cette durée selon sa finalité ; DEKROSH peut l'assister dans ce paramétrage.
• Transcriptions, résumés et analyses : selon la politique configurée et les durées contractuelles des systèmes concernés ; leur conservation doit rester limitée à la finalité documentée.
• Données de compte et contractuelles : pendant la relation contractuelle, puis pendant les délais de prescription applicables.
• Factures et pièces comptables : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné.
• Logs techniques : 12 mois.
• Prospects : 3 ans à compter du dernier contact ou du dernier signe d'intérêt.
• Demandes de rappel et preuve de la demande : 3 ans ; le rappel lui-même reste limité à l'objet demandé et aux cinq jours ouvrés suivant la demande.
• Preuves d'acceptation contractuelle : pendant la relation contractuelle puis pendant le délai de prescription applicable.

Les sauvegardes sont purgées selon leur cycle de rotation. Une donnée supprimée des systèmes actifs peut donc subsister temporairement dans une sauvegarde sécurisée, sans être réutilisée à d'autres fins.

5. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles aux seuls membres autorisés de votre organisation, au personnel habilité de DEKROSH et aux prestataires nécessaires au fonctionnement du service. Nos principaux sous-traitants sont :

• OVHcloud — infrastructure, téléphonie Wazo et services d'IA texte OVH AI Endpoints ;
• ElevenLabs — agent vocal conversationnel, reconnaissance et synthèse vocales, et gestion des conversations ;
• Stripe Payments Europe — paiement et encaissement, lorsque cette fonctionnalité est utilisée ;
• Brevo (Sendinblue) — envoi des emails transactionnels.
• Meta Platforms — WhatsApp Business Cloud API, uniquement lorsqu'un Client active ce canal ;
• OVH Télécom — SMS et services opérateur, lorsqu'ils sont utilisés ;
• HubSpot ou Pipedrive — synchronisation CRM, uniquement à la demande du Client concerné.

La liste peut évoluer. Chaque prestataire est limité aux données nécessaires à sa mission et encadré contractuellement conformément à l'article 28 du RGPD. Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles.

6. Hébergement et transferts hors Espace économique européen

Le cœur de la plateforme, PocketBase, Wazo et les traitements locaux de transcription et de diarisation sont hébergés sur une infrastructure OVHcloud en France. Certains prestataires, notamment ElevenLabs, peuvent toutefois traiter des données depuis des pays situés hors de l'Espace économique européen.

Lorsqu'un transfert international a lieu, il repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu'une décision d'adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées si nécessaire par des garanties additionnelles. Vous pouvez demander des informations sur ces garanties à [email protected].

7. Sécurité et confidentialité

DEKROSH applique des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques : chiffrement TLS des communications, chiffrement des secrets au repos, contrôle d'accès par rôle, isolation des organisations, journalisation des actions sensibles, sauvegardes à rotation limitée et restriction des accès administratifs.

Aucun système n'offrant une sécurité absolue, nous évaluons les incidents et notifions, lorsque le RGPD l'impose, l'autorité de contrôle et les personnes concernées dans les délais applicables.

8. Information des appelants et enregistrement

Chaque agent vocal DEKROSH annonce clairement, dès sa première phrase, que l'appelant interagit avec un assistant fondé sur l'intelligence artificielle. Cette annonce est imposée techniquement et ne doit pas être supprimée ou contournée par le Client.

Le client qui active l'enregistrement ou l'analyse d'un appel doit informer l'appelant, dès le début de la conversation, de l'identité du responsable, des finalités, de la base légale, des destinataires, de ses droits et des modalités d'opposition. Lorsque le consentement est requis, l'enregistrement ne doit commencer qu'après son obtention.

DEKROSH fournit les moyens techniques, mais le client reste responsable du paramétrage, du message d'information et du respect des règles propres à son activité.

9. Vos droits

Vous disposez, selon le traitement concerné, d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition, de portabilité et du droit de retirer votre consentement à tout moment. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Exercez vos droits depuis les fonctions disponibles dans votre espace ou en écrivant à [email protected]. Indiquez l'adresse liée à votre compte et l'objet de votre demande. Un justificatif d'identité ne sera demandé qu'en cas de doute raisonnable. Nous répondons en principe sous un mois, délai pouvant être prolongé de deux mois pour une demande complexe.

Si votre demande concerne les données traitées pour le compte d'un client DEKROSH, adressez-vous d'abord à ce client ; nous l'assisterons dans le traitement de votre demande.

10. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

11. Cookies

Les informations relatives aux cookies et autres traceurs figurent dans notre politique de cookies. Les traceurs non strictement nécessaires ne sont déposés qu'après votre consentement, lorsqu'ils sont utilisés.

12. Mineurs

Le service s'adresse aux professionnels et n'est pas destiné à être souscrit directement par des mineurs. Si vous pensez qu'un mineur nous a transmis des données sans autorisation appropriée, contactez-nous afin que nous examinions la demande.

13. Modification de la politique

Cette politique peut évoluer pour refléter les changements du service, de nos prestataires ou de la réglementation. La date affichée en haut de cette page indique sa dernière mise à jour. En cas de modification substantielle, nous en informerons les utilisateurs par un moyen approprié.